Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 "Arhiivieeskiri" muutmine

Vastu võetud 11.06.2020 nr 43

Määrus kehtestatakse arhiiviseaduse § 13 alusel.

VabariigiValitsuse 22. detsembri 2011. a määruses nr 181 "Arhiivieeskiri" tehaksejärgmised muudatused:

1) paragrahvi 3lõike 1 punktist 1 jäetakse välja sõnad "ja neid ei või segada teist päritoludokumentidega";

2) paragrahvi 3lõike 2 esimesest lausest jäetakse välja sõnad "asjaajamises lõpetamata";

3) paragrahvi 3täiendatakse lõikega 3¹ järgmises sõnastuses:

"(3¹)Andmekogudes olevat fakte või tegevusi tõendavat teavet käsitletaksedokumentidena ning arhiiviväärtuslikku osa nendest arhivaalidena.";

4) paragrahvi 3lõikes 4 asendatakse sõna "terviklikkust" sõnaga "terviklust";

5) paragrahvi 5lõikest 1 jäetakse välja tekstiosa ", tooteid";

6) paragrahvi 5lõige 2 sõnastatakse järgmiselt:

"(2) Asutus loobarhivaalid, välja arvatud arhiiviväärtuslikud andmekogud, arhiivivormingus.";

7) paragrahvi 5lõike 3 esimesest lausest jäetakse välja tekstiosa ", toodete";

8) paragrahvi 6lõiget 2 täiendatakse pärast sõna "haldamisel" sõnadega "ning arhiivimoodustamisel";

9) paragrahvi 6 lõige3 sõnastatakse järgmiselt:

"(3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt:
1) funktsiooni nimetust ja selle tähist;
2) sarjade nimetusi ja nende tähiseid;
3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele sarja või funktsiooni tasandil;
4) põhifunktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse põhifunktsiooni täitmiseks);
5) volitust põhifunktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;
6) põhifunktsiooni sarjade nimetusi ja tähiseid eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad.";

10) paragrahvi 6lõige 4 tunnistatakse kehtetuks;

11) paragrahvi 7 lõike4 punkt 1 loetakse punktiks 1¹ ja lõiget täiendatakse punktiga 1järgmises sõnastuses:

"1) andmete kogum,mida saab identifitseerida ja koos hallata;";

12) paragrahvi 7lõike 4 punktis 4 asendatakse sõna "asjaajamissüsteemis" sõnaga"infosüsteemis";

13) paragrahvi 8lõige 1 sõnastatakse järgmiselt:

"(1)Arhiivimoodustaja esitab liigitusskeemi kavandi või liigitusskeemi muudatusekavandi enne kehtestamist kooskõlastamiseks avalikule arhiivile.";

14) paragrahvi 8lõike 3 punkti 2 täiendatakse pärast sõna "teeb" sõnadega "vajaduse korral";

15) paragrahvi 8lõiget 3 täiendatakse punktiga 3 järgmises sõnastuses:

"3) kontrollibviiteid avaliku arhiivi hindamisotsustele ning nende paikapidavust.";

16) paragrahvi 10lõige 2 tunnistatakse kehtetuks;

17) paragrahvi 11täiendatakse lõikega 1¹ järgmises sõnastuses:

"(1¹)Avalik arhiiv haldab ja vahendab teavet selle kohta, millised asutused onhindamise tulemusena arhiivimoodustajad.";

18) paragrahvi 11lõige 2 tunnistatakse kehtetuks;

19) paragrahvi 13pealkiri sõnastatakse järgmiselt:

"§ 13. Dokumentide,sealhulgas andmekogudes oleva teabe eraldamine hävitamiseks";

20) paragrahvi13 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt:

"(1) Asutus võiboma dokumendid, sealhulgas andmekogudes oleva teabe eraldada hävitamisekspärast säilitustähtaja möödumist. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult,turvaliselt ning keskkonnahoidlikult. Arhivaale ei hävitata.";

21) paragrahvi 13 lõiget3 täiendatakse kolmanda lausega järgmises sõnastuses:

"Arhivaalide puhulkooskõlastatakse teabekandja hävitamine avaliku arhiiviga.";

22) paragrahvi 15lõike 3 teine lause tunnistatakse kehtetuks;

23) paragrahvi 16lõige 1 tunnistatakse kehtetuks;

24) paragrahvi 16 lõikes5 asendatakse sõna "kasutuskoopiad" sõnadega "olemasolevad digikoopiad";

25) paragrahvi 16lõige 9 tunnistatakse kehtetuks;

26) paragrahvi 18 lõige3 sõnastatakse järgmiselt:

"(3) Üleandmis-vastuvõtmisaktivõib lisada täiendavaid lisaandmeid või dokumente.";

27) paragrahvi 20lõike 11 punktist 1 jäetakse välja tekstiosa "(toimik, mapp, karp jms)";

28) paragrahvi 20lõike 11 punktist 2 jäetakse välja tekstiosa "(kiri, foto jne)";

29) paragrahvi 21pealkiri sõnastatakse järgmiselt:

"§ 21. Arhiiviskeem ja selle koostamine";

30) paragrahvi 21lõike 1 esimene lause sõnastatakse järgmiselt:

"Arhiiviskeemkoostatakse avaliku arhiivi ja arhiivimoodustaja koostöös enne arhiivi võiselle osa korrastamist üleandmiseks.";

31) paragrahvi 21lõige 5 tunnistatakse kehtetuks;

32) paragrahvi 22lõike 1 punktist 7 jäetakse välja sõnad "ja paigutatakse arhiiviümbrisesse";

33) paragrahvi 22 lõiked4 ja 5 sõnastatakse järgmiselt:

"(4)Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi avaliku arhiiviga kooskõlastatudviisil.

(5) Pakett digitaalarhivaalideja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatudstruktuurinõuete alusel.";

34) paragrahvi 22lõiked 6 ja 7 tunnistatakse kehtetuks;

35) paragrahvi 22lõige 8 sõnastatakse järgmiselt:

"(8)Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalide, sealhulgas andmekogudes olevaarhiiviväärtusliku teabe konverteerimistoimingud ja üleandmise vormingudkirjeldab Rahvusarhiiv juhistena.";

36) paragrahvi 23täiendatakse lõikega 3 järgmises sõnastuses:

"(3)Audiovisuaalsete arhivaalide arhiivikirjeldamine põhineb avaliku arhiiviaktsepteeritud ja rahvusvaheliselt laialt kasutuses olevatelkirjeldusstandarditel. Teavet nimetatud standardite kohta jagab Rahvusarhiiv.";

37) paragrahvi 26lõike 1 teine lause tunnistatakse kehtetuks;

38) paragrahvi 26lõige 3 tunnistatakse kehtetuks;

39) paragrahvi 27lõike 1 punktist 1 jäetakse välja tekstiosa "tooteid,";

40) paragrahvi 27lõike 1 punktis 4 asendatakse sõna "tagatiskoopiaid" sõnaga "säilituskoopiaid";

41) paragrahvi 28lõige 1 sõnastatakse järgmiselt:

"(1) Hoidlakeskkonnatingimused peavad olema sobilikud arhivaalide püsivaks säilitamiseksja arvestama arhivaalide tüübist tulenevaid hoiuerisusi. Teavetarhiivimaterjalide hoiutingimusi kirjeldavate rahvusvaheliselt aktsepteeritudstandardite kohta jagab Rahvusarhiiv.";

42) paragrahvi 29lõikes 2 asendatakse sõna "tagatiskoopiaid" sõnaga "säilituskoopiaid" ning sõna"Tagatiskoopia" sõnaga "Säilituskoopia";

43) paragrahvi 34tekst sõnastatakse järgmiselt:

"(1) Avalik arhiivvahendab teavet arhivaalide olemasolu ja sisu kohta.

(2) Vastusena kirjalikule päringule vahendab avalik arhiiv arhivaalides sisalduvat teavet:
1) õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatisena;
2) muul eesmärgil tasulise teenusena.

(3) Avalik arhiivei lahenda päringut, kui esitatud lähteandmed ei ole piisavad või sellelevastamine nõuab suuremahulist uurimistööd.";

44) paragrahvi 35tekst sõnastatakse järgmiselt:

"(1)Arhiiviteatise taotlemiseks esitatakse päring kirjalikku taasesitamistvõimaldavas vormis.

(2) Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on:
1) päringu kokkuvõtlik taasesitus;
2) kasutatud arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse arhiivi nimetus ning dokumendi liik ja kuupäev;
3) arhivaalidel põhinev teave või kinnitus koopiate väljastamise kohta;
4) arhivaalide leidandmed.

(3) Arhiiviteatisja sellele lisatud arhivaali koopiad vormistatakse avaliku arhiivitöökorraldust reguleerivate õigusaktide kohaselt.

(4) Arhiiviteatisväljastatakse ühe kuu jooksul päringu saamisest alates. Kui teatiseväljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse päringuesitajale tähtaja pikenemisest.

(5) Arhiiviteatiseväljastamise eest tasub päringu esitaja riigilõivu riigilõivuseadusessätestatud määras.";

45) paragrahvi 36lõike 2 punkt 3 tunnistatakse kehtetuks;

46) paragrahvi 36lõige 3 sõnastatakse järgmiselt:

"(3) Arhivaalidväljastatakse kasutamiseks avaliku arhiivi otsuse alusel, milles märgitakselisaks lõikes 2 toodud andmetele arhivaalide kasutamise ja säilitamise nõudedning kasutuspiirangud.";

47) määruse lisa 1"Arhiivivormingud" kehtestatakse uues sõnastuses (lisatud);

48) määruse lisa 2 "Nõuded hoidla keskkonnatingimustele" tunnistatakse kehtetuks.